Thao tác sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel sẽ giúp ích bạn rất nhiều trong việc sắp xếp dữ liệu theo ý muốn. Xem ngay bài viết này để được hướng dẫn cách sắp xếp trong Excel nhé.
Nội dung chính
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel là gì?
Trong Excel thì tính năng sort cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu. Có thể thực hiện trong một cột hoặc nhiều cột theo giá trị tăng hoặc giảm dần. Việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần có nghĩa là người dùng trình bày những dòng dữ liệu theo thứ tự từ thấp đến cao; từ A đến Z …
Lưu ý: Tính năng sắp xếp theo thứ tự tăng dần cho phép sắp xếp cả dữ liệu chữ và số. Tuy nhiên nếu dữ liệu cần sắp xếp có số và chữ. Excel sẽ ưu tiên sắp xếp theo thứ tự dữ liệu chữ trước và dữ liệu số sau.
Ứng dụng sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau:
- Quản lý danh sách khách hàng. Người dùng có thể sắp xếp các danh sách khách hàng chia theo tên, địa chỉ và số điện thoại. Góp phần dễ dàng tìm kiếm và quản lý hơn.
- Sắp xếp dữ liệu để đánh giá. Người dùng có thể sắp xếp dữ liệu của học sinh, sinh viên theo điểm số hoặc theo tên. Và xem ai được điểm số cao nhất và ai có điểm thấp nhất.
- Sắp xếp dữ liệu cho kế toán. Kế toán có thể sắp xếp dữ liệu chi phí công ty theo thời gian. Hoặc theo loại chi phí để có thể dễ dàng quản lý.
- Sắp xếp dữ liệu bán hàng. Người dùng có thể sắp xếp dữ liệu bán hàng theo thứ tự tăng hoặc giảm. Để xem sản phẩm nào bán chạy hoặc bán chậm nhất.
Hướng dẫn sắp xếp tăng dần trên Excel trong vòng 1 nốt nhạc
Trong Microsoft Excel, người dùng có thể trình bày dữ liệu theo thứ tự tăng dần nhờ sử dụng công cụ Sort A→Z. Khi sử dụng công cụ này, người dùng có thể sắp xếp một cột hoặc nhiều cột cùng một lúc theo giá trị tăng dần.
Thông thường, sẽ có 2 kiểu sắp xếp theo giá trị tăng dần:
- Expand the selection. Kiểu sắp xếp dữ liệu này sẽ kéo theo sự thay đổi dữ liệu của cả những cột khác. Kiểu sắp xếp này thường sử dụng khi trong bảng dữ liệu sẽ có sự liên kết với nhau về hàng ngang. Do đó khi có sự thay đổi sự sắp xếp của một cột thì cột khác cũng phải thay đổi theo.
- Continue with the current selection. Kiểu sắp xếp này cho phép sắp xếp dữ liệu trong phạm vi của một cột đã chọn. Và sẽ không ảnh hưởng đến các cột khác.
Ví dụ minh họa
Dưới đây là một ví dụ minh họa về cách trình bày điểm số của học sinh theo thứ tự tăng dần.
1: Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần ở cột điểm trung bình thì trước tiên chúng ta cần tô đen cột điểm trung bình. Bạn chỉ cần di con trỏ chuột đến vị trí chữ cái tên của cột rồi bấm một lần là có thể bôi đen cột đó.
2: Tiếp theo bạn nhấn vào ô Data trên thanh công cụ của Excel.
3: Trong Data bạn tìm vào Sort & Filter. Để sắp xếp điểm trung bình theo thứ tự tăng dần thì bạn nhấn vào biểu tượng A→Z (Sort A to Z).
4: Lúc này một bảng cảnh báo sẽ hiện lên để bạn chọn sắp xếp dữ liệu theo dạng nào. Lúc này bạn chọn vào Expand the selection. Vì dữ liệu điểm trung bình liên quan đến các dữ liệu như họ và tên, ngày sinh… nên chọn kiểu sắp xếp này thì dữ liệu của các cột khác cũng thay đổi theo.
5: Sau khi sắp xếp xong thì chúng ta sẽ được bảng dữ liệu tương ứng như hình. Tuy nhiên dữ liệu ở cột số tự tự đang lộn xộn, chúng ta nên làm gì. Tiếp tục tiến hành sắp xếp cột này. Đầu tiên bạn thực hiện bôi đen cột Stt. Cách làm tương tự như bôi đen cột điểm trung bình.
6: Tiếp theo bạn chọn vào Data rồi chọn tiếp vào A→Z ( Sort A to Z ).
7: Sau đó bạn chọn vào Continue with the current selection. Vì cột Stt không liên quan đến các cột khác nên bạn chỉ cần chọn vào Continue with the current selection để tiến hành sắp xếp.
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong một bảng dữ liệu. Các giá trị được sắp xếp theo dạng điểm trung bình từ thấp đến cao.
Tóm lại bài viết trên đã giới thiệu đến bạn cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel cực kỳ dễ dàng. Hy vọng bạn có thể ứng dụng cách làm trên để sắp xếp. Cũng như quản lý file dữ liệu của mình tốt hơn nhé.
