Bằng cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, công việc của bạn hoặc doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ một phần với hiệu quả tốt hơn. Cùng bài viết bên dưới tìm hiểu một số thao tác lập bảng chấm công để áp dụng hàng ngày nhé.
Nội dung chính
Cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel đơn giản, dễ thực hiện
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để quản lý giờ làm việc của nhân viên. Việc tạo bảng chấm công thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Thông qua cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, bạn sẽ tiết kiệm được công sức và thời gian một cách đáng kể.
Tạo bố cục ở các Sheet và danh sách nhân viên
Thông thường, bảng chấm công sẽ bao gồm 13 trang tính, nhưng trước hết bạn chỉ cần tạo sheet Tháng 1 và sheet danh sách nhân viên. Từ tháng 2 đến tháng 12, bạn có thể sao chép và dán nội dung ở sheet Tháng 1 đã tạo.
Trong cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, thì Danh sách nhân viên sẽ là trang tính được lập đầu tiên với số thứ tự, họ tên, mã nhân viên, quê quán, ngày tháng năm sinh,… Sau đó trong Sheet Tháng 1, người dùng tiến hành tạo khung và chia nhỏ các mục ứng với nội dung dưới đây:
- Tên bảng chấm công nằm ở ô B3 – E3.
- Ngày tháng năm chấm công của nhân viên bắt đầu từ ô B4 – E4.
- Định mức ngày chấm công nằm từ ô B6 – E6.
Nếu bạn cần điều chỉnh độ rộng, bạn chỉ cần di chuyển chuột ở thanh ngăn cách các cột trong bảng sao cho các nội dung ở mỗi cột hiển thị hết trong ô.
Tạo ngày tháng trong bảng
Khi thực hiện cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, bạn phải tạo ngày tháng trong bảng theo tuần tự các bước sau:
Bước 1: Nhập chữ tháng ở ô B4, nhập 1 ô D4, nhập chữ Năm ở ô E4, nhập năm ở ô F4.
Bước 2: Đặt hàm =date(F4,D4,1) tại ô E9 và kích chuột phải chọn Forrmat Cell, nhấn Custom và nhập dd vào ô Type, chọn OK.
Bước 3: Nhập hàm =E9+1 ở F9 và bôi đen từ F9 đến AI9, tiếp theo nhấn Ctrl + R.
Bước 4: Gõ hàm =IF(WEEKDAY(E9)=1,”CN”,WEEKDAY(E9)), kích chuột bôi đem từ E10 đến AI10. Tương tự, chọn Format Cell và bấm Custom. Gõ Tgeneral vào ô Type và bấm OK.
Thiết lập ký hiệu chấm công
Ở bước tiếp theo trong cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, bạn phải đồng nhất giữa các ký hiệu cho những trường hợp cụ thể. Ví dụ, ngày công đi làm đầy đủ, đúng giờ bạn ký hiệu là X. Nghỉ nửa buổi hoặc cả ngày nhưng được tính lương thì ký hiệu bằng chữ P.
Đặt hàm công thức để tính công
Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập hàm công thức để tính công thông qua các hàm sau:
- Ở ô AI11: =COUNTIF(E11:AI11,G34).
- Ở ô AK11: =COUNTIF(E11:AI11,G35).
- Ở ô AL11: =COUNTIF(E11:AI11,G36).
- Ở ô AM11: =COUNTIF(E11:AI11,G37).
- Ở ô AN11: =COUNTIF(E11:AI11,G38).
Sau đó, bạn kéo chuột từ cột 11 đến cuối bảng để sao chép công thức tính. Và tiến hành sao chép các sheet đối với những tháng còn lại.
Một vài lưu ý khi tạo bảng chấm công tự động Excel
Bảng chấm công tự động Excel là công cụ hữu ích giúp quản lý giờ làm việc của nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, sau khi tham khảo Cách tạo bảng trong Excel, bạn cần lưu ý một số điều quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
- Xác định rõ ràng mục đích và yêu cầu với đầy đủ thông tin cần thiết.
- Lập kế hoạch cho bảng chấm công bằng cách thiết kế bố cục bảng, xác định các công thức tính toán, chọn phương thức nhập dữ liệu,…
- Sử dụng các công thức Excel phù hợp:
- Định dạng bảng chấm công rõ ràng, thêm ghi chú giải thích cho các công thức và ký hiệu.
- Kiểm tra và bảo mật dữ liệu, cũng như hạn chế quyền truy cập vào bảng chấm công cho những người không được phép.
Chúc các bạn sẽ thực hiện thành công sau khi theo dõi cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel ở bài viết vừa rồi.
