50 cách sử dụng word chi tiết

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến trong đời sống hàng ngày của chúng ta. Tuy nhiên, liệu bạn đã biết cách sử dụng Word sao cho hiệu quả chưa? Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho các bạn 50 cách sử dụng phần mềm Word từ cơ bản đến nâng cao chi tiết nhất.

Cách mở văn bản trong Word

Để mở một văn bản trong Word, đầu tiên bạn cần khởi động Word, sau đó nhấn vào góc trái trên cùng chọn Open để mở tệp cần tìm. Hoặc đơn giản hơn bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + O để mở file.

Cách tạo mới một văn bản trong Word

Ở biểu tượng góc trái màn hình bạn chọn New để tạo một văn bản mới hoặc có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + N để nhanh hơn.

Cách lưu văn bản trong Word

Sau khi hoàn thành văn bản, để tiến hành lưu trữ, vẫn ở biểu tượng góc trái giao diện bạn chọn mục Save, đặt tên file rồi chọn nơi lưu là xong. Để tiện hơn bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S.

Nếu muốn lưu file với nội dung giống với file trước đó nhưng dưới tên khác, bạn chọn mục Save As rồi đặt lại tên cho file theo ý muốn.

Cách loại bỏ khoảng trắng thừa trong văn bản

Để xóa đi những khoảng trắng thừa trong văn bản mà không cần thực hiện thủ công, bạn có thể làm theo những bước xong:
Bước 1: Mở đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó nhấn Ctrl + F để xuất hiện hộp thoại Find and Replace.

Cách loại bỏ khoảng trắng thừa trong văn bản

Bước 2: Nhấn vào More để qua bước tiếp theo

Nhấn vào More để qua bước tiếp theo

Bước 3: Tick vào ô Use Wildcards, kế tiếp nhập vào ô Find What các ký tự sau ( ){2,} đồng thời nhập vào Replace with ký tự \1. Sau cùng bạn nhấn Replace All để loại bỏ tất cả các dấu space thừa trong đoạn văn bản.

Tick vào ô Use Wildcards

Đánh số trang bỏ qua trang bìa

Để đánh số trang bỏ qua trang bìa, ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tại mục Insert, chọn Page Number.

Tại mục Insert, chọn Page Number.

Bước 2: Click vào ô Different First Page để bỏ đi đánh số ở trang bìa.

Click vào ô Different First Page

Xóa trang trắng trong Word

Để xóa trang trắng trong Word, bạn chỉ cần dùng chức năng Paragraph để xác định khoảng trắng và tiến hành xóa là xong. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ có biểu tượng của Paragraph, bạn nhấn vào để đánh dấu toàn bộ các trang trắng trong Word.

Xóa trang trắng trong Word

Bước 2: Bôi đen các trang trắng đã được đánh dấu và nhấn Delete để xóa.

nhấn Delete để xóa

Tạo mục lục trong Word

Tạo mục lục tự động là một tính năng khá thú vị và tiết kiệm thời gian rất nhiều cho bạn. Sau đây sẽ là các bước hướng dẫn tạo mục lục chi tiết:

Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn nhấn chọn thẻ References để tiến hành đặt level cho các đề mục.

Bước 2: Quét chọn từng đề mục và chọn Add text để sắp xếp level. Lưu ý tiêu đề lớn nhất sẽ là tiêu đề 1, các tiêu đề phụ sẽ có cấp bậc nhỏ hơn.

Quét chọn từng đề mục và chọn Add text để sắp xếp level

Bước 3: Sau đó, bạn tạo một trang trống cho phần mục lục như hình.

tạo một trang trống cho phần mục lục

Bước 4: Ở thẻ References, bạn chọn mục Table of Contents. Trong đây sẽ có nhiều kiểu mục lục để bạn lựa chọn theo ý muốn. Nhấn vào một kiểu bất kỳ và mục lục được hoàn thành.

chọn mục Table of Contents

Sau khi tạo xong đề mục, nếu muốn thay đổi tên tiêu đề hoặc số trang, trước tiên các bạn click vào phần Update Table. Nếu chỉ thay đổi số trang bạn sẽ chọn hàng đầu tiên, còn nếu toàn bộ mục lục thì dòng thứ hai.

click vào phần Update Table

Vẽ sơ đồ trong Word

Để vẽ sơ đồ nhanh trong Word, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Insert, chọn thẻ Textbox để vẽ một ô text.

Vào Insert, chọn thẻ Textbox để vẽ một ô text

Bước 2: Nhấn giữ chuột trái để kéo mở ô text theo kích thước bạn muốn và nhả chuột để ô text hiện ra.

Bước 3: Gõ chữ vào ô trống. Sau đó nhấn chọn khung text, nhấn Ctrl + Shift để sao chép ô text và dịch chuyển đến vị trí khác.

nhấn Ctrl + Shift để sao chép ô text

Bước 4: Để vẽ dấu mũi tên, bạn vào Insert chọn mục Shapes, xuất hiện dấu mũi tên và bạn kéo thả mũi tên vào vị trí các ô text box theo ý thích.

vào Insert chọn mục Shapes

Viết phân số trong Word 2010

Để viết phân số trong Word, ta sẽ sử dụng công cụ toán học có sẵn.

Bước 1: Vào Insert chọn Equation để mở công thức toán học.

Vào Insert chọn Equation

Bước 2: Nhấn chọn thẻ Fraction, chọn biểu tượng phân số và nhập số vào là xong.

chọn thẻ Fraction

Căn lề trong word

Một văn bản được người đọc đánh giá chuyên nghiệp hay không phần nào cũng phụ thuộc vào cách căn lề. Sau đây là các bước căn lề trong văn bản:

Bước 1: Trên giao diện đang hiển thị trên màn hình chọn tab Layout sau đó chọn Page setup và tiếp tục hãy click vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup.

click vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup

Bước 2: Sẽ có 1 hộp thoại hiển thị bạn mở tab Margins bạn sẽ có những tùy chọn căn lề như sau: Top, Bottom, Left, Right. Bạn cần điều chỉnh cho cân đối bằng cách chọn dấu mũi tên hướng là tăng và xuống là giảm.

mở tab Margins

Bước 3: Chọn OK để hoàn thành thao tác căn lề trong word.

Chọn OK để hoàn thành thao tác căn lề trong word.

Trên đây là một số cách sử dụng word mà bạn bên lưu ý và cần thực hiện một cách chính xác để tránh trường hợp nhầm lẫn xảy ra.